¡No te la juegues con el RGPD! Protege los datos personales y evita sanciones

Si eres autónomo o diriges una pyme, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) no es opcional. Desde su entrada en vigor en 2018, esta normativa europea exige que cualquier negocio que maneje datos personales cumpla con una serie de obligaciones para proteger la privacidad de las personas. Y sí, esto te incluye a ti.

¿Qué es el RGPD y por qué debería importarte?

El RGPD es una normativa europea que establece las reglas para el tratamiento de datos personales. Su objetivo es garantizar que la información de las personas se maneje de manera segura y transparente. Si recopilas, almacenas o utilizas datos como nombres, direcciones, correos electrónicos o cualquier otra información que pueda identificar a una persona, estás obligado a cumplir con el RGPD.

Obligaciones clave para autónomos y pymes

1. Recopilación de datos con consentimiento claro
   Debes obtener el consentimiento explícito de las personas antes de recopilar sus datos. Nada de casillas pre-marcadas o textos confusos. La gente tiene que saber exactamente para qué se usarán sus datos y estar de acuerdo con ello.
   
2. Derechos de los interesados
   Tus clientes tienen derechos sobre sus datos:
   • Acceso: Pueden solicitar qué información tienes sobre ellos.
   • Rectificación: Pueden pedir que corrijas datos incorrectos.
   • Supresión: Pueden exigir que elimines sus datos.
   • Oposición: Pueden negarse a que uses sus datos para ciertos fines.

3. Debes tener procedimientos para atender estas solicitudes de manera oportuna.
   
4. Registro de actividades de tratamiento
   Lleva un registro detallado de cómo y por qué procesas datos personales. Esto incluye qué datos recopilas, con qué finalidad, cómo los almacenas y quién tiene acceso a ellos. Este registro es esencial para demostrar que cumples con el RGPD.
   
5. Medidas de seguridad
   Protege los datos contra accesos no autorizados, pérdidas o filtraciones. Implementa medidas como:
   • Contraseñas seguras: Nada de «1234» o «password».
   • Cifrado de datos: Para que, aunque alguien acceda a la información, no pueda leerla sin la clave adecuada.
   • Copias de seguridad: Realiza backups periódicos para evitar pérdidas de información.

6. Notificación de brechas de seguridad
   Si ocurre una violación de seguridad que afecte a los datos personales, debes notificarlo a la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) en un plazo de 72 horas y, en algunos casos, también a los afectados. La transparencia es clave. Recuerda, una brecha de seguridad puede salirte muy cara.
   

Consejos prácticos para cumplir con el RGPD

• Infórmate y forma a tu equipo
  Asegúrate de que tú y tus empleados comprendan las obligaciones del RGPD. La formación continua es esencial para evitar errores que puedan derivar en sanciones.
  
• Utiliza herramientas de ayuda
  La AEPD ofrece herramientas como FACILITA_RGPD para ayudar a pymes y autónomos a adaptarse a la normativa. Aprovéchalas.
  
• Revisa tus contratos con terceros
  Si externalizas servicios que implican el tratamiento de datos (por ejemplo, una gestoría), asegúrate de que estos proveedores también cumplan con el RGPD y firma contratos que lo reflejen.
  
• Mantén la documentación al día
  Guarda registros de los consentimientos obtenidos, las evaluaciones de impacto realizadas y cualquier otra documentación que demuestre tu cumplimiento con la normativa. Esto es vital en caso de una inspección.

Las sanciones no son un juego

Incumplir el RGPD puede acarrear sanciones de hasta 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual de tu negocio, lo que sea mayor. Además, tu reputación puede verse seriamente dañada. No te arriesgues.