Política de Privacidad de Facturavia

Identidad del Responsable del Tratamiento

¿Por qué tratamos datos personales?

Facturavia almacena y trata datos personales para prestar servicios en el marco de una relación contractual con sus clientes (art. 6.1.b RGPD).

Facturavia puede verse obligada a revelar datos personales si así lo exigen las leyes o reglamentos aplicables, o para atender una solicitud de una autoridad judicial o administrativa (art. 6.1.c RGPD).

Facturavia tiene interés legítimo en el tratamiento de datos personales con el fin de dirigir el marketing y las ventas de sus servicios, así como para mejorar la calidad de sus productos y servicios (art. 6.1.f RGPD).

El tratamiento también puede basarse en el consentimiento separado del interesado (art. 6.1.a RGPD) para operaciones como:

• Marketing directo.
• Utilización de imágenes personales.

El interesado tiene derecho a retirar su consentimiento en cualquier momento a través de los enlaces incluidos en los mensajes de marketing.

¿Qué datos personales tratamos?

Facturavia trata, entre otros, los siguientes datos personales:

• Identificativos: nombre y apellidos; documento identificativo (DNI, pasaporte, NIE).
• Características personales: sexo, estado civil, nacionalidad, edad, fecha y lugar de nacimiento; datos familiares y circunstancias (matrimonio, divorcio, separación, régimen económico matrimonial).
• Seguridad Social / mutualidad: número de registro, afiliación.
• Contacto: dirección, teléfono, correo electrónico.
• Información KYC (prevención de blanqueo de capitales); titularidad real de entidades; PRP/PEP.
• Salud (solo si procede y sin diagnósticos): bajas por enfermedad, accidentes laborales, grado de discapacidad; afiliación sindical a efectos de cuotas; maternidad/paternidad; justificantes de asistencia.
• Control de presencia: fecha/hora de entradas y salidas; motivos de ausencias.
• Económico-financieros: domicilio fiscal, nómina, créditos, préstamos, avales, deducciones, retenciones judiciales, otras retenciones.
• Bancarios y contables: número de tarjeta/IBAN (cuando aplique), estados de cuenta, declaraciones de impuestos, balances financieros.
• Solvencia y situación económica: ingresos/gastos, deudas, impuestos, titularidad de bienes, seguros, pensiones, becas, subvenciones, participaciones, propiedades.
• Imágenes personales.
• Historial del cliente: contactos y cambios en los servicios.
• Grabaciones de llamadas y videollamadas del servicio de atención al cliente.
• Credenciales de usuario de servicios electrónicos.
• Información de uso de los servicios y cookies.
• Candidaturas: titulaciones, formación, experiencia, referencias e incompatibilidades.
• Preferencias y consentimientos de marketing.
• Datos en denuncias internas presentadas a través del Canal de Informaciones (si aplica).
• Otros datos necesarios para la prestación de los servicios.

En algunos servicios, Facturavia trata datos personales por cuenta de sus clientes. En estos casos, el cliente es el Responsable del Tratamiento y Facturavia actúa como Encargado del Tratamiento conforme al RGPD. Las actividades se regulan en la Descripción de Actividades incluida en este documento.

Los datos requeridos son indispensables para prestar los servicios; su negativa a facilitarlos puede impedir su ejecución.

La información facilitada por el usuario debe ser exacta y veraz. El usuario se compromete a mantenerla actualizada y será responsable de los perjuicios causados por datos inexactos, incompletos o falsos.

Fuentes regulares de información

Recibimos sus datos principalmente de usted en situaciones como:

• Cuando se convierte en cliente y utiliza nuestros productos/servicios.
• Participación en encuestas, campañas o eventos.
• Contactos con nuestro servicio de atención (teléfono, chat, formularios, email).
• Cuando solicita trabajar con nosotros.

Además, podemos recibir información de:

• Registros mantenidos por autoridades.
• Listas de sanciones nacionales e internacionales.
• Servicios con información pública de contacto.
• Fuentes internas de Facturavia y redes de contacto.

¿Cómo protegemos los datos personales?

Protección técnica

Cortafuegos, política de contraseñas, autenticación de dos factores, TLS en las comunicaciones, copias de seguridad regulares almacenadas en ubicación distinta y auditorías internas/externas de seguridad e RGPD.

Protección administrativa

Políticas internas de seguridad de la información y protección de datos, formación periódica obligatoria, derechos de acceso según perfil, revisión y revocación de permisos, y confidencialidad contractual.

Protección física

Procesamiento en centros de datos de la UE/EEE (por ejemplo, España o Finlandia), con redundancia, control de acceso y monitorización certificadas.

Divulgación de datos y subcontratación

• Facturavia podrá, si fuese necesario, revelar datos a empresas del grupo o colaboradoras.
• Se divulgarán datos a autoridades cuando lo exija la ley.
• Se podrán compartir datos no confidenciales con socios para desarrollo de servicios, control de calidad y marketing.
• Si se utilizan APIs bancarias u otros conectores sujetos a normativa, se podrán compartir datos KYC con dichas entidades conforme a la legislación aplicable.
• No vendemos ni alquilamos datos personales a terceros.
• Usamos proveedores (videovigilancia, marketing, reclutamiento, operadores, desarrollo software, etc.). Firmamos un DPA con cada proveedor. Lista actualizada disponible bajo solicitud.

Transferencia de datos fuera de la UE/EEE

En general, los datos personales tratados por Facturavia no se transfieren fuera de la UE/EEE. La información de contacto usada en marketing y los datos estadísticos de analítica, así como los de plataformas de selección, pueden alojarse en EE. UU.. Estas transferencias se protegen conforme a la normativa de la UE, aplicando Cláusulas Contractuales Tipo y garantías adicionales.

Encargados que podrían transferir datos fuera de la UE/EEE (si se utilizan): Google Analytics.

¿Por cuánto tiempo mantenemos los datos?

• Durante toda la relación contractual con el cliente.
• Datos de empresa y decisores: conservación prolongada cuando la información se renueva automáticamente desde sistemas de información empresarial.
• Tras finalizar la relación, conservación por el tiempo necesario para intereses legítimos y cumplimiento de obligaciones legales.
• Marketing directo: hasta revocación u oposición.
• Grabaciones de llamadas: 3 meses.

¿Cómo utilizamos las cookies y la analítica web?

Facturavia recopila información con cookies para mejorar la experiencia de usuario, evaluar patrones de uso y apoyar el marketing.

Se almacena información como IP, hora, páginas visitadas, navegador, dispositivo, procedencia y destino.

Al utilizar nuestro sitio, el usuario acepta el uso de cookies. Puede evitar su uso configurando el navegador, entendiendo que ciertos servicios pueden verse afectados. Para gestionar el consentimiento utilizamos, en su caso, herramientas tipo Cookiebot, donde podrá configurar y revocar su consentimiento en cualquier momento. Consulte la Política de Cookies.

Derechos de los interesados

De conformidad con los arts. 15–22 del RGPD, el interesado tiene derecho a: acceso, limitación, oposición, supresión, portabilidad, oposición a decisiones automatizadas, rectificación, y a reclamar ante la autoridad de control.

Puede oponerse al marketing directo en cualquier momento.

Para ejercer sus derechos, envíe una solicitud a [email protected]. También puede reclamar ante la AEPD: www.aepd.es.

Política de notificación de una violación de datos

Notificaremos al interesado si la violación supone un alto riesgo para sus derechos y libertades, describiendo la naturaleza de la vulneración y las medidas adoptadas conforme al RGPD.

Tenemos la obligación de notificar a la autoridad de protección de datos en un plazo de 72 horas desde que tengamos conocimiento, cuando proceda.

Limitaciones

Esta política no se aplica a sitios, apps o servicios de terceros accesibles desde nuestros servicios. Al navegar a un tercero, este podrá recopilar y tratar su información bajo su propia política de privacidad. Le recomendamos revisarlas antes de permitir la recopilación y uso de sus datos.

Reclamaciones ante la autoridad de control

Si considera que existe un problema con el tratamiento de sus datos, podrá acudir a la vía judicial y presentar reclamación ante la autoridad de control de su país de residencia, trabajo o lugar de la supuesta infracción. En España, la autoridad es la Agencia Española de Protección de Datos (www.aepd.es).

Aceptación y cambios en esta Política

Es necesario que el usuario haya leído y esté conforme con las condiciones de esta Política de Privacidad. El uso del sitio web implica su aceptación.

Facturavia se reserva el derecho a modificarla por cambios legislativos, jurisprudenciales o criterios de la AEPD. Publicaremos la fecha de la última actualización.

Descripción de las Actividades de Tratamiento

¿Por qué tratamos datos personales?

Facturavia trata datos personales para prestar servicios en el marco de una relación contractual entre Encargado y Responsable (art. 6.1.b RGPD), para cumplir obligaciones legales (art. 6.1.c RGPD) y, en su caso, por interés legítimo (art. 6.1.f RGPD).

• Desarrollo y operación de los servicios contratados.
• Integración de datos de empleados/clientes del Responsable (p. ej., nóminas/RR. HH. si aplica).
• Asesoría contable/fiscal/mercantil (si forma parte del servicio).
• Administración y facturación del Cliente.
• KYC y titularidad real cuando sea exigible por ley.
• Acciones de marketing y mejora de calidad dentro del marco permitido.

¿Qué datos tratamos?

Entre otros, y según el servicio contratado:

• KYC, titularidad real, PRP/PEP.
• Identificativos, contacto, profesionales, económicos, de transacciones, identificadores en línea.

Categoría de interesados

Clientes personas físicas, representantes de clientes personas jurídicas, sus empleados, proveedores y sus clientes; agentes implicados en operaciones administrativas/financieras/societarias; datos de familiares de los clientes cuando proceda.

Categoría de tratamiento

Recogida, registro, estructuración, modificación, conservación, extracción, consulta, acceso, interconexión, cotejo, comunicación, supresión y destrucción.

Medidas de seguridad

• Minimización de datos y limitación de acceso por perfiles.
• Copias de seguridad y planes de restauración.
• Procedimientos para ejercicio de derechos y gestión de brechas.
• Cláusulas informativas y base legitimadora del tratamiento.
• Suscripción de DPAs con terceros subencargados.

Transferencias internacionales

En general, no se realizan. Si fueran necesarias, se aplicarán garantías legales adecuadas (p. ej., Cláusulas Contractuales Tipo).

Fuentes regulares de información

• Datos aportados por el Cliente (personal, proveedores, clientes) en soporte electrónico/físico.
• Agencia Tributaria, Seguridad Social, aseguradoras, sindicatos, servicios de crédito, autoridades competentes y otras partes implicadas.
• Información técnica de dispositivos (cookies/tecnologías similares) para mejorar servicios y atención.

Políticas de divulgación de datos personales

Facturavia podrá compartir datos con su auditor sin permiso adicional. Para otros colaboradores del Cliente (p. ej., abogados/consultores) se requerirá autorización escrita del Cliente. Se conservarán evidencias de la divulgación (fecha, destinatario, alcance). El Cliente puede solicitar accesos a terceros (credenciales) y, al hacerlo, consiente dicha divulgación.

Se comunicarán datos a autoridades fiscales, instituciones financieras, entidades de dinero electrónico, aseguradoras, sindicatos, INSS o fondos de pensiones cuando lo exija la ley. El procesamiento digital se supervisa mediante logs y controles automáticos/manuales.

Facturavia puede divulgar datos a entidades del grupo. No vende ni alquila datos a terceros.

Categorías de destinatarios

Autoridades fiscales y de seguridad social, aseguradoras, sindicatos, fondos de pensiones, instituciones financieras, y otros según contrato y legislación aplicable. En general, no se transfieren datos fuera de la UE/EEE; si se realizan, se aplicarán Cláusulas Contractuales Tipo.

Obligaciones del Cliente

El Cliente deberá implementar y mantener medidas técnicas y organizativas adecuadas en sus propios sistemas y entornos físicos.

Derechos y canal

Solicitudes de derechos por correo a: [email protected].

Notificación de violación de datos

Encargado → Responsable: notificación sin demora indebida describiendo la naturaleza y medidas adoptadas. Responsable → Interesado/AEPD: cuando el riesgo sea alto, notificación al interesado y a la AEPD en 72 horas. El Encargado asistirá al Responsable en la notificación.

Datos de contacto del Encargado

Última actualización: 26/08/2025