Formatos válidos para la facturación electrónica: qué son y cuál debes usar

¿Tienes dudas sobre los formatos válidos para la facturación electrónica? No te preocupes, no eres el único. Entre tanto archivo, normativa y siglas raras como Facturae, XML o PDF, cualquiera se pierde. Pero si tienes un negocio, necesitas entender qué formatos son válidos y por qué son tan importantes.

Hoy te explico qué formatos acepta la ley para la facturación electrónica, cuál deberías usar y cómo puedes hacerlo fácil y rápido.

Qué es un formato de facturación electrónica

Primero, lo básico: un formato de facturación electrónica es el tipo de archivo en el que se genera y envía una factura digital. No es lo mismo un PDF que una factura en XML firmada digitalmente.

Los formatos válidos no son una elección al azar. Están regulados por la ley y deben garantizar:

• Autenticidad: Que la factura fue emitida por quien dice ser.
• Integridad: Que no ha sido modificada después de emitirse.
• Legibilidad: Que pueda ser leída por las partes implicadas y por Hacienda.

En resumen: Si tu factura no cumple estos requisitos, no es válida.

Principales formatos válidos para la facturación electrónica

1. Facturae
   Es el formato oficial en España para la facturación electrónica con la Administración Pública. Se trata de un archivo en XML que incluye toda la información fiscal y contable de la factura, firmado digitalmente para garantizar su validez.

¿Cuándo usarlo?

• Cuando trabajes con la Administración Pública (es obligatorio).
• Si buscas un formato estandarizado y ampliamente reconocido.

2. XML
   Más allá de Facturae, el XML es un formato común en la facturación electrónica porque permite estructurar datos de manera clara y ordenada.

Ventajas:

• Es compatible con la mayoría de los sistemas de facturación.
• Facilita la integración con software de gestión contable.

3. UBL (Universal Business Language)
   Este formato es ampliamente utilizado en el comercio internacional. Si tienes clientes fuera de España, es probable que te pidan facturas en este formato.

¿Por qué es útil?

• Garantiza la interoperabilidad entre diferentes sistemas de facturación.

4. PDF con firma digital
   Aunque no es tan avanzado como los formatos anteriores, un PDF firmado digitalmente sigue siendo válido para muchas transacciones entre empresas y particulares.

Importante: Sin firma digital, un PDF no es una factura electrónica legalmente válida, solo un documento informativo.

La elección del formato depende de tu actividad y de con quién trabajes:

• Con la Administración Pública: Usa Facturae.
• En el comercio internacional: Opta por UBL o XML.
• Entre empresas (B2B): XML es una apuesta segura, aunque un PDF firmado puede ser aceptado en algunos casos.
• En transacciones con particulares: Un PDF puede ser suficiente, pero asegúrate de cumplir con las normativas fiscales.

Cómo generar facturas electrónicas en formatos válidos

¿Te suena complicado? Tranquilo, porque con un software como Facturavia, todo esto se hace automático.

• Genera facturas en formatos válidos como Facturae o XML en segundos.
• Asegura la validez legal con firma digital incorporada.
• Organiza y almacena tus facturas para que nunca pierdas un archivo importante.

¿El resultado? Facturación electrónica sencilla, rápida y sin errores.

Elige bien y hazlo fácil

Entender y usar los formatos válidos para la facturación electrónica no es tan complicado como parece. Lo importante es que elijas el formato adecuado para tu negocio y utilices herramientas que te faciliten la vida, como Facturavia.Recuerda: La facturación electrónica no solo es una obligación, también es una oportunidad para ser más eficiente, ahorrar tiempo y evitar problemas legales.