9 errores al facturar que podrían salirte caro

Meter la pata al facturar es algo que puede hacer tambalear tu negocio. Un desliz aquí, y podrías estar perdiendo dinero o, peor aún, llamando la atención de Hacienda. Y si hay alguien con quien no quieres tener una conversación incómoda, es con ellos.
Vamos a desglosar los 9 errores más comunes que cometen los principiantes al facturar y, lo más importante, cómo evitarlos.

1. Numeración de facturas: el desorden que te puede salir caro

Llevar una numeración correlativa y sin saltos es esencial. Si tus facturas parecen un rompecabezas, prepárate para problemas con el fisco. ¿Salto de números? ¿Duplicados? ¿Faltan facturas intermedias? Suena a caos y, peor aún, a problemas en una inspección. La solución: utiliza un sistema secuencial y coherente para mantener todo en orden.

2. Fechas de emisión: no juegues con el calendario

Poner una fecha incorrecta en la factura puede generar desajustes en tus declaraciones fiscales y confusión con tus clientes. Hay quien piensa que puede jugar con las fechas para “cuadrar” números, pero Hacienda tiene un olfato fino para detectar estos movimientos. Asegúrate de que la fecha de emisión refleje el día real en que se generó la factura y evitarás líos.

3. Datos del cliente: un error aquí y despídete del cobro

Información incorrecta o incompleta sobre el cliente, como un NIF erróneo o una dirección equivocada, puede invalidar la factura. Y si la factura es inválida, prepárate para volver a hacerla… y para un posible retraso en el pago. Verifica siempre los datos antes de emitirla. Una llamada o un email rápido pueden ahorrarte muchos problemas.

4. Descripción de productos o servicios: vaguedades que confunden

Ser impreciso en la descripción de lo que vendes puede generar malentendidos y disputas con tus clientes. “Asesoría – 200€” no es lo mismo que “Asesoría fiscal y contable del mes de marzo – 200€”. Sé claro y detallado en cada concepto facturado, y evitarás que te pidan explicaciones innecesarias (o que te pongan pegas para pagar).

5. Errores en cálculos: cuando las matemáticas no cuadran

Un simple fallo en sumas o en la aplicación de impuestos puede costarte dinero y credibilidad. ¿Un IVA mal aplicado? ¿Un descuento que no aparece? Si el cliente encuentra errores, lo primero que pensará es que no eres serio. Revisa tus cálculos o utiliza software de facturación confiable para evitar estos deslices.

6. Omisión de impuestos: un desliz que puede salir caro

No aplicar los impuestos correspondientes, como el IVA, puede acarrearte sanciones y problemas legales. Y aquí no hay excusas, porque Hacienda no acepta “se me pasó” como respuesta. Mantente al día con la normativa fiscal y asegúrate de reflejar correctamente todos los impuestos en tus facturas.

7. Falta de condiciones de pago: dejando todo al azar

No especificar claramente las condiciones y plazos de pago puede llevar a retrasos y malentendidos. Y aquí es donde empieza la persecución: recordatorios, emails, llamadas… Si no quieres convertirte en cobrador del frac, incluye siempre términos claros para que ambas partes sepan a qué atenerse. Fecha límite, forma de pago y posibles penalizaciones por retraso. Cuanto más claro, mejor..

8. No conservar copias de las facturas: jugando con fuego

No guardar una copia de cada factura emitida puede ser un desastre en caso de auditoría o disputa. ¿Tu cliente te dice que no ha recibido la factura? ¿Hacienda te pide documentación? Sin copias, la cosa se complica. Archiva todas tus facturas de manera ordenada y segura. Lo mejor: tenerlas en digital y en la nube para evitar sustos.

9. Enviar la factura a la persona equivocada: un traspié evitable

Mandar la factura al departamento o persona incorrecta puede retrasar los pagos y generar confusión. Sí, parece un error tonto, pero si le mandas la factura al becario en vez de al responsable de pagos, puedes esperar sentado a que te paguen. Confirma siempre los datos de contacto antes de enviar la factura.

Evitar estos errores comunes al facturar no solo te ahorrará dolores de cabeza, sino que también fortalecerá la salud financiera de tu negocio. Facturar no tiene por qué ser un dolor de muelas si sigues un método claro, utilizas herramientas adecuadas y te mantienes informado sobre la normativa vigente.

Porque facturar bien no es solo cobrar, es asegurarte de que el dinero llegue a tu cuenta sin sobresaltos.