¿Cuánto tiempo debes guardar los documentos contables?

¿Te suena familiar esa pila de papeles que no sabes si tirar o guardar? Si tienes un negocio, los documentos contables no son algo que puedas tomar a la ligera. Conservarlos correctamente puede salvarte de más de un disgusto con Hacienda o con cualquier revisión inesperada.

Hoy te explicamos cuánto tiempo debes guardar esos papeles (o archivos digitales), qué dice la ley y, sobre todo, cómo hacerlo fácil y sin complicaciones.

Por qué es importante conservar los documentos contables

Primero, lo básico: conservar tus documentos contables no es opcional, es una obligación legal. Y más allá de evitar multas, tener todo bien organizado te ayuda a:

• Resolver posibles conflictos con clientes, proveedores o bancos.
• Prepararte para auditorías o inspecciones.
• Tener claridad sobre la situación financiera de tu negocio.

¿El resumen? Guardar bien esos documentos te ahorra tiempo, dinero y problemas.

Cuánto tiempo debes conservar tus documentos contables

La respuesta depende del tipo de documento y de la normativa aplicable. Aquí van los plazos clave:

1. Facturas y registros contables
   Según la Ley General Tributaria, debes conservarlos al menos 4 años. Este plazo empieza a contar desde el último día del año en que presentaste la declaración correspondiente.
2. Documentos laborales y de seguridad social
   Todo lo relacionado con nóminas, contratos y seguros sociales debe guardarse durante 5 años.
3. Cuentas anuales, libros y balances
   La normativa mercantil exige que los conserves durante 6 años, aunque Hacienda puede pedirlos dentro del plazo general de 4 años.
4. Subvenciones y ayudas públicas
   Si has recibido alguna, los documentos asociados deben conservarse durante al menos 4 años desde su finalización.

Qué pasa si no conservas tus documentos contables

Aquí va el aviso serio:

• Multas económicas: Hacienda no perdona. Si no puedes justificar tus declaraciones, las sanciones pueden ser graves.
• Problemas legales: En caso de conflictos con proveedores, clientes o trabajadores, no tener los documentos puede jugar en tu contra.

¿Conclusión? Más vale prevenir que pagar (literalmente).

Consejos prácticos para archivar tus documentos

1. Digitaliza todo
   El papel ocupa espacio y se deteriora con el tiempo. Escanea tus documentos y guárdalos en formato digital.
2. Usa un sistema de almacenamiento en la nube
   Servicios como Google Drive, Dropbox o un software especializado te aseguran que tus documentos estarán a salvo y accesibles desde cualquier lugar.
3. Organiza por años y categorías
   Crea carpetas separadas por año y tipo de documento: facturas, nóminas, impuestos, etc. Así será más fácil encontrarlos cuando los necesites.
4. Usa un software de facturación
   Herramientas como Facturavia no solo te ayudan a emitir facturas, sino que también conservan tus registros organizados y seguros, cumpliendo con la normativa.
5. Establece recordatorios
   Añade alarmas para revisar y eliminar documentos cuando ya no sean necesarios. No guardes cosas inútiles eternamente.

Conservar tus documentos contables no es solo un trámite aburrido, es la clave para mantener tu negocio en regla y evitar sanciones. Aprende los plazos legales, usa herramientas digitales y mantén todo organizado.¿Un último consejo? Usa software especializado como Facturavia para automatizar gran parte del proceso. Así te olvidas del caos y te centras en lo que de verdad importa: hacer crecer tu negocio.